Im Zuge der Globalisierung kam in den 1990er Jahren die Diskussion um die Sicherstellung einer sozialverträglichen Produktion weltweit auf. Die großen Unternehmen begannen, an eigenen Lösungen zu arbeiten, alle mit dem Ziel, die Arbeitsbedingungen bei den Lieferanten zu verbessern. Das führte jedoch dazu, dass ein Lieferbetrieb mit mehreren Auftraggebern auch die unterschiedlichen Standards der jeweiligen Vertragspartner erfüllen musste, wenn er die Lieferbeziehung nicht gefährden wollte. In manchen Fällen mussten Betriebe jährlich bis zu 50 unterschiedliche Audits (Überprüfungen vor Ort) durchlaufen. Dies ließ sich nur durch neue Wege vermeiden:

Da sich alle importierenden Handelshäuser vor ähnliche Herausforderungen gestellt sahen, unterstützte OTTO seit 1996 die Entwicklung eines weltweit zertifizierungsfähigen Sozialstandards. Auf seine Anregung hin wurde in der Außenhandelsvereinigung des deutschen Einzelhandels (AVE) ab 2001 eine Branchenlösung erarbeitet, in der sich Mitgliedsunternehmen darauf geeinigt haben, in allen wichtigen Importmärkten ihre Lieferanten auf die Einhaltung von Mindeststandards zu verpflichten und sie hierfür zu schulen. Dies war die weltweit erste Lösung, in der sich eine ganze Branche auf einen gemeinsamen Sozialstandard verständigte, unterhalb derer der Wettbewerb um den besten Preis nicht mehr stattfand. Dieser Standard war angelehnt an den SA 8000 (s.u.). Am sogenannten AVE-Sektorenmodell waren neben OTTO auch die Metro Gruppe, KarstadtQuelle, P&C sowie Deichmann und Steilmann beteiligt.

Für die Lieferanten hatte das den Vorteil, dass ein erfolgreich durchgeführtes Audit im Rahmen der AVE von allen Mitgliedsunternehmen anerkannt wurde. Mehrfachauditierungen nach den unterschiedlichen Standards der jeweiligen Einkäufer und Unternehmen wurden auf diese Weise behoben. Im Rahmen des AVE-Sektorenmodells wurden in den folgenden Jahren gemeinsam Instrumente entwickelt (z.B. Audit-Fragebögen, Handbücher für Lieferanten und Auditgesellschaften, Monitoring-Systeme) und zum Einsatz gebracht. Dieses Modell ist inzwischen erfolgreich auf andere europäische Handelsunternehmen ausgeweitet worden. Seit Ende 2004 wird es unter dem Dach der FTA (Foreign Trade Association) und mit neuem Namen geführt: „Business Social Compliance Initiative“ (BSCI) . Mittlerweile sind der BSCI über 60 europäische Handelsunternehmen und Textilverbände beigetreten.

Wie sieht das System im Einzelnen aus: Ausgangspunkt ist immer ein „Code of Conduct“, den jeder Lieferant zu Beginn der Handelsbeziehung mit dem Vertrag unterzeichnet und sich damit zu seiner Einhaltung verpflichtet. Der OTTO-„Code of Conduct“ geht dabei in einigen Punkten über den von der BSCI geforderten Sozialstandard hinaus, er enthält z.B. auch eine konkrete E-Mail-Adresse bei OTTO, wo jederzeit Anmerkungen gemacht und Verbesserungsvorschläge, aber auch Verstöße gemeldet werden können. Zur Überprüfung der Einhaltung des „Code of Conduct“ finden regelmäßig Sozialaudits statt, die von SAI-akkreditierten Gutachtern durchgeführt werden (SAI = Social Accountability International, s.u.). Dabei handelt es sich meist um weltweit tätige Unternehmen wie SGS, ITS, TÜV und TÜV Rheinland, deren Akkreditierung bei SAI die Unabhängigkeit, Transparenz und Glaubwürdigkeit des Auditverfahrens sicherstellt. Mögliche Auditergebnisse sind „kritisch“, „verbesserungsbedürftig“ und „gut“.

Fällt ein Lieferbetrieb beim ersten Audit durch, hat dies zunächst keinen Einfluss auf die Lieferbeziehung. Vielmehr ist dies der Startpunkt für die Einleitung der notwendigen Korrekturen. Hierbei kann der Lieferant das BSCI-Handbuch sowie den Korrektur-plan zu Hilfe nehmen, der Bestandteil des Auditberichts ist. OTTO lässt seine Lieferanten dabei nicht alleine, sondern unterstützt sie mit einem umfangreichen Qualifizierungsprogramm („Market Development Programme“). In themenspezifischen Workshops und Vor-Ort-Besuchen in den Fabriken werden gemeinsam mit Management und Arbeitern pragmatische Lösungen erarbeitet und angestoßen. Im Re-Audit, das ein halbes Jahr später stattfindet, wird die Implementierung noch einmal durch die unabhängigen Gutachter überprüft. Zeigt das Re-Audit keine deutlichen Verbesserungen, kriegt der Lieferant noch eine letzte Chance. Im Falle des erneuten Durchfallens wird ein Mahnverfahren eingeleitet. Bemüht sich der Lieferant nicht, die noch fehlenden Anforderungen umzusetzen, werden die Geschäftsbeziehungen eingestellt.

Der entwicklungspolitische Ansatz, die Lieferbeziehung bei einem kritischen Audit nicht sofort abzubrechen, sondern gemeinsam mit den Lieferanten auf eine Verbesserung der Arbeitsbedingungen hinzuwirken, findet auch noch in einem weiteren Aspekt der Zusammenarbeit Ausdruck: Möchte OTTO bzw. die BSCI im ersten Schritt erreichen, dass der Betrieb die nationalen Gesetze bzw. die ILO-Konventionen einhält (je nachdem, welche strenger sind), werden solche Lieferanten, die besonders aktiv und fort-schrittlich sind, dazu ermutigt, eine SA8000-Zertifizierung zu machen. Der SA8000 ist ein von der SAI entwickeltes Zertifizie-rungsverfahren, das soziale Standards in der Arbeitswelt regelt. Der SA8000 ist der einzige Standard für Sozialmanagementsysteme und findet aufgrund seiner hohen Anforderungen weltweit Anerkennung.

Um den konsequenten Umgang mit Lieferanten im eigenen Unternehmen optimal gestalten und steuern zu können, hat OTTO ein Sozialmanagementsystem aufgebaut, das alle am Einkaufsprozess beteiligten Akteure in die Verantwortung nimmt. Sowohl die Einkäufer als auch die Importbüros in den Einkaufsmärkten müssen verbindliche Ziele einhalten und regelmäßig dem Vorstand darüber berichten. Die Steuerung des Systems ist Aufgabe des Bereichs Corporate Responsibility bei OTTO. Er übernimmt folgende Aufgaben: Weiterentwicklung des Systems, Benennung der Zuständigkeiten, Dokumentation der Prozesse und allgemeine Kommunikation. Um jederzeit Transparenz über die aktuelle „Sozialperformance“ der einzelnen Lieferanten sicherzustellen, hat der Bereich eine Sozialdatenbank entwickelt, die seit 2006 allen Verantwortlichen zugänglich ist.

Im Jahr 2007 wurden die personellen Kapazitäten zur Betreuung des Sozialprogramms in den Märkten noch verstärkt: Es gibt jetzt mindestens einen Social Officer mit klaren Verantwortlichkeiten pro Markt in Vollzeit sowie einen „Asian Representative“, der die Nachhaltigkeitsbelange der ganzen Otto Group im südostasiatischen Raum auf strategisch-politischer Ebene vertritt. Ebenfalls in 2007 ist ein „Pre-Scan“ (Vorabprüfung) bei neuen Lieferanten eingeführt worden, um ungeeignete Anbieter von vornherein ausschließen zu können.  Zudem wurde ein Projekt gestartet, dass zu einer besseren Kontrolle der Arbeitsbedingungen auch bei den Unterauftragnehmern führen soll.